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Jornadas Google Apps Barcelona

publicado a la‎(s)‎ 14 oct. 2010 2:36 por Usuario desconocido   [ actualizado el 1 jul. 2011 4:45 por Usuario desconocido ]

JORNADA RECOL-GOOGLE APPS 
“COLEGIOS PROFESIONALES Y NUEVAS TECNOLOGIAS”


Recol y Google convocaron el 27 de mayo en Barcelona a la Jornada Google Apps, para explicar a estos colectivos profesionales la herramienta Google Apps, una verdadera plataforma de trabajo y comunicación, que permite a los Colegios y a sus colegiados estar en contacto las 24 horas del día y compartir documentos y trabajos, además de utilizar un correo personalizado, con dominio propio, un potente sistema antivirus y antispam y un 99,9% de disponibilidad gracias al potencial de Google. Además, en la Jornada se abordó la solución específica que ofrece Recol a los Colegios y Asociaciones profesionales para cumplir con la Ley Ómnibus y los requerimientos de la Ventanilla única, una solución que también se puede integrar en Google Apps.


La Jornada Google Apps “Colegios Profesionales y Nuevas Tecnologías” se celebró en Barcelona el pasado 27 de mayo, con el objetivo de dar a conocer a los Colegios y Asociaciones Profesionales la herramienta Google Apps, una verdadera plataforma de trabajo y comunicación, que permite a los Colegios y a sus colegiados estar en contacto las 24 horas del día y compartir documentos y trabajos, además de utilizar un correo personalizado, con dominio propio, un potente sistema antivirus y antispam y un 99,9% de disponibilidad gracias al potencial de Google. 
Google Apps permite a los Colegios ofrecer muchos más servicios y ahorrar costes, además de integrar otras aplicaciones, como la Ventanilla Única Colegial, solución para cumplir la Ley Ómnibus que también ofrece Recol y que se explicó a los asistentes a esta Jornada Google Apps, a la que asistieron representantes de más de 20 Colegios y Asociaciones profesionales.

La Jornada se inició con el saludo de bienvenida del Director de Marketing de Recol, Marcos Aisa, quien explicó la apuesta estratégica de Recol por la herramienta Google Apps, al entender que era la solución ideal para resolver las necesidades tecnológicas presentes y futuras de los Colegios profesionales.

Y dio paso a la primera intervención de la Jornada Google Apps, a cargo de Jordi Ibáñez, responsable del Departamento de Informática del Col.legi d’Economistes de Catalunya (CEC). 
La intervención de Jordi Ibáñez se centró en explicar la experiencia del Col.legi d’Economistes de Catalunya (CEC) en La problemática de la ley ómnibus y la Ventanilla única. Ibáñez hizo un repaso a los antecedentes del CEC en la prestación de servicios online, entre 1997 y 2010, desde más de 30 cursos de formación en Nuevas Tecnologías para Economistas hasta Bolsa de trabajo, firma electrónica, encuestas online, formularios y toda una serie de herramientas de gestión de contenidos, revistas, directorios, etc.

Posteriormente, Jordi Ibáñez explicó la normativa legal de la Ventanilla Unica y sus antecedentes legales, tanto estatales como autonómicos, señalando que “es una gran oportunidad que los Colegios pueden aprovechar para apostar por las nuevas tecnologías y mejorar los sistemas de comunicación con los colegiados, creando una verdadera Oficina virtual colegial”. 
A continuación, Jordi Ibáñez expuso a los asistentes los distintos pasos a que obliga la Ventanilla Única y el proceso de adaptación que se ha abierto en el Col.legi d’Economistes de Catalunya (CEC) para adaptarse, por medios propios, a la Ley Ómnibus. La idea del CEC es montar una Ventanilla Única con trámites para colegiados, no colegiados y trámites comunes, detallando los trámites que se atenderán en cada colectivo. Y todo ello, girando a través de la Web colegial y de una Intranet de gestión.

El Plan del CEC es tener lista la primera fase de la Ventanilla Única antes de finales de junio, con la adaptación de los trámites ya activos a la Ventanilla Única, así como el diseño, desarrollo e implementación de los trámites exigidos por la Ley. En una segunda fase, a realizar en el segundo semestre de 2010, se depurarían los procesos y errores técnicos, informando de la funcionalidad de la Ventanilla Única a los colegiados. Y en la tercera fase, para 2011, se implantarían los accesos a la Ventanilla Única mediante DNIe y firmas electrónicas, interconectando las plataformas y con mejoras en idiomas y accesibilidad.

Miguel Farías, de Google Enterprise Sales Iberia, explico en su ponencia, titulada “Un paseo por el futuro”, que los servicios de Google Enterprise, una empresa con 6 años de vida y 1.000 empleados (muy pequeña dentro del universo Google), pretenden “llevar la tecnología de consumo a las empresas”, llevar las herramientas que los usuarios particulares usan en el día a día (más sencillas y efectivas) al mundo de las empresas.

El representante de Google explicó que Google Apps es una nueva herramienta que lleva un fuerte crecimiento, con 2 millones de usuarios y 3.000 nuevos clientes al día. El interés de Google de desarrollar para la empresa busca dar solución a tres retos:

1) Saturación de la información. Se trata de hacer frente a la acumulación de información, correos, archivos y documentos con herramientas de búsqueda que faciliten el trabajo.

2) Fomentar la colaboración en la empresa. Frente a las anteriores herramientas individuales, ligadas cada una a un puesto de trabajo, se trata de potenciar herramientas de colaboración y trabajo compartido, uno de los objetivos claves de Google Apps.

3) Adaptación al trabajo en movilidad. Se trata de incluir los desarrollos tecnológicos en las comunicaciones y dispositivos móviles, para facilitar el trabajo en cualquier lugar.

Otra característica de las aplicaciones y desarrollos de Google para empresas, según Farías, es que son abiertas y se adaptan a las necesidades del cliente, ampliándose según la demanda. Y otro tema clave es la garantía de la seguridad de los datos, con revisiones continuas. Y toda la arquitectura para garantizar el servicio y las actualizaciones, una de las características de Google. Farías dio el dato de que Google es el 4º productor de servidores del mundo pero no los vende, sino que los usa para asegurar la continuidad de los servicios y las continuas actualizaciones.

A continuación intervino Marcos Aisa, director de Marketing de Recol, para explicar las posibilidades que ofrece la herramienta Google Apps en el día a día del trabajo de los Colegios y sus colegiados. Aisa entró más en detalle en los servicios básicos de esta eficaz herramienta para colectivos:

. Gmail: más de 7GB de espacio, cuentas personalizadas bajo dominio propio del Colegio o asociación, acceso al correo vía Internet, personalizable con el logo del cliente, buscador avanzado, auto clasificación por filtros y etiquetas, gestión de contactos avanzada, archivo, antivirus y antispam…

. Google Calendar: agenda propia y compartida integrada en el correo electrónico, recordatorios activos, invitados, buscador..

. Google Docs: gestión documental de ficheros, carga masiva de documentos, formularios, carpetas, editor de texto, hojas de cálculo…

. Google Sites: Webs personalizadas, editor de contenidos, control de acceso y privacidad, plantillas predefinidas, inserción de ficheros, archivos, imágenes, gadgets, mapas, vídeos, etc.

. Google Talk: chat en texto, abierta o cerrada a grupos, transferencia de archivos, chat, voz y vídeo, voz mail…

Y todo ello, con una administración centralizada, con un programa de información y asistencia directa al colegiado y el asesoramiento de Recol en el proceso de migración del correo actual a Google Apps.

Posteriormente intervino Lluis Oncins, responsable de informática del Col-legi Oficial de Psicolegs de Catalunya (COPC), quien explicó la migración del correo de Recol a Google Apps para las 3.600 cuentas de correo del Colegio, realizada en febrero de 2010.

Oncins explicó que los motivos del cambio a Google Apps habían sido asegurar un buen nivel de servicio a sus 10.800 colegiados (tamaño del buzón, alta disponibilidad y fiabilidad, antivirus y antispam integrados), precio, accesibilidad y posibilidades de trabajo en equipo. El responsable de Informática del COPC explicó que Recol había gestionado la migración del correo de Recol a Google Apps en un fin de semana, sin que se produjera ningún problema. En paralelo, los colegiados fueron puntualmente informados de la migración, con instrucciones claras en la Web y con mail informativos, todo ello apoyado en un proceso de soporte telefónico a los colegiados para apoyar la migración.

Actualmente, y tras el éxito de la migración del correo a Google (Gmail), el Col-legi Oficial de Psicolegs de Catalunya (COPC) está trabajando en la utilización de las herramientas de colaboración y trabajo en común que ofrece Google Apps, con objeto de que todo el Colegio y sus colegiados puedan trabajar efectivamente en red.

Por último intervino en la Jornada Jose Luis Fernández, director comercial de Recol, para hablar de La adaptación de los Colegios profesionales a las nuevas tecnologías: Necesidades y Soluciones. Ley Ómnibus (Ventanilla Única). Tras explicar las exigencias de la Directiva europea de Servicios y la ley ómnibus, Jose Luis Fernández explicó que la herramienta Google Apps ofrece a Colegios y Asociaciones la posibilidad de crear una Ventanilla Única colegial, a partir de la Web colegial, sin necesidades de inversiones en software ni hardware, sólo con la creación de unos buzones compartidos en los que puedan depositar información los Colegiados y el Colegio.

El director comercial explicó que Recol ofrece a los Colegios crear, por ejemplo, cuatro buzones compartidos (quejas y reclamaciones, solicitudes de colegiación, solicitudes de información y buzón de sugerencias), en los que cualquier colegiado puede incluir información a través de Formularios de Google Apps, de tal manera que el Colegio tiene acceso online a esta información y puede gestionarla. En paralelo, se podrían crear otras carpetas de uso compartido, para solicitud de Consulta de Expedientes y Depósito de Proyectos para validación del Colegio, con su correspondiente registro de entrada y salida.

Además, Jose Luis Fernández explicó en las Jornadas la potencialidad de Google Apps para crear una Secretaría Colegial, que con los buzones antes mencionados, permita gestionar el día a día del Colegio de una forma online, casi sin papeles, incorporando el DNI digital. Y también todo el proceso de acceso a modificación y rectificación de datos LOPD, consulta de estado de tramitación, solicitudes de servicios y registro de quejas y solicitudes para no colegiados, a través de la Web colegial. 

En el Coloquio final, las preguntas se centraron en las ventajas y aportaciones del Correo Google (Gmail) que aporta la herramienta Google Apps, su coste (desde 4 euros por colegiado al año para la versión Partner, para Colegios y Asociaciones) y el proceso de migración en los Colegios donde Recol ya ha migrado sus cuentas.

Otras preguntas se refirieron a la Ley Ómnibus y la exigencia de la Ventanilla Única, dejando claro los ponentes que todos los Colegios tendrán que ponerse el día en esta exigencia y crear una e-ventanilla de relación con colegiados y ciudadanos. Una preocupación más fue el requisito de generar un archivo de profesionales y las exigencias de la LOPD, lo que exigirá una aceptación previa de los profesionales incluidos en los ficheros. 

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