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Transición de cuentas Google Apps

publicado a la‎(s)‎ 17 feb. 2012 3:48 por Usuario desconocido   [ actualizado el 17 feb. 2012 3:50 ]

El 7 de febrero, Google ha informado a los administradores de que a partir de ese momento se daba comienzo al proceso de transición de cuentas a la nueva plataforma. Este proceso ya se inició en 2011 con las cuentas Education y Premier/Business. Las cuentas ISP son las últimas en integrarse a este servicio.

Lo más importante.

Antes de la transición, los usuarios con una cuenta en colectivo.es/com/org… tenían dos tipos de control con respecto a sus datos.

 

     En los servicios de Google Apps ISP (GMail, Docs, Calendar, Sites) el administrador del dominio colectivo.es/com/org… tiene la posibilidad de acceder a los datos del usuario. Los datos se consideran propiedad de colectivo.es/com/org

     Si el usuario había utilizado su cuenta colectivo.es/com/org … para darse de alta en otros servicios fuera del conjunto Google Apps ISP, los datos de dichos servicios se consideran personales.

 

Una vez completada la transición, el administrador de colectivo.es/com/org … tendrá la posibilidad de acceder a los datos contenidos en cualquiera de los servicios.

Lo legal

Este cambio está cubierto legalmente de dos formas.

Tras la transición, los usuarios que accedan al panel tendrán que reconfirmar las condiciones del servicio y cuando se registren en cualquiera de los nuevos servicios con su usuario de colectivo.es/com/org … recibirán un aviso indicándoles que el administrador podría tener acceso a los datos.

Además del aviso, tanto la directiva europea como la transposición española en la LOPD faculta a los administradores de dominios a tener este privilegio, con lo que no se contraviene ninguna legislación.

 

En el entorno de usuarios es posible que tras leer los mensajes de aviso sobre la facultad de los administradores sobre los datos de la cuenta, aparezcan las típicas cuestiones sobre la privacidad. Sugiero que antes de la transición se envíe un correo a todos los usuarios indicándoles que el acceso de administrador lo utilizará colectivo.es/com/org … exclusivamente (y no Google) con el propósito de ofrecer soporte cuando sea necesario.

¿Va a ser esto un dolor de cabeza?

El impacto de este asunto puede ser mucho menor de lo que a priori parece. Hace ya muchos meses que el proceso de transición está en marcha en el resto de las ediciones de Google Apps. Desde el inicio del proceso, a principios de 2011, no se permitía a los usuarios de cuentas Google Apps administradas (Google Apps Business, Education e ISP) darse de alta en los servicios personales. Sin embargo, se conservaban los accesos para aquellos que las estuvieran utilizando con antelación. Esto quiere decir que el número de usuarios que pueden ver alteradas sus condiciones es muy pequeño.

Cómo se gestiona un conflicto.

El conflicto aparece con los usuarios que utilizaban su cuenta del dominio Google Apps como método de validación para acceder a los servicios personales.

Teniendo en cuenta las consideraciones de privacidad de las que hemos hablado anteriormente, Google decidió no migrar los datos de las cuentas personales a las cuentas de dominio automáticamente. Este proceso debe ser una decisión del usuario.

Lo que verá el usuario es que la siguiente vez que acceda a su servicio personal (Blogger, Picasa web, etc.) el sistema le informará de que esa cuenta ahora pertenece al dominio y que si quiere mantener sus datos personales debe utilizar otro usuario. El sistema, incluso le sugerirá crear una cuenta gmail.com en ese momento o le permitirá utilizar cualquier cuenta que no esté en Google Apps (por ejemplo, terra.es).

Posteriormente, el usuario puede decidir que quiere que sus datos estén dentro de Google Apps ISP del colegio. La mayoría de los servicios de Google tienen opciones para migrar o compartir los datos con otras cuentas.


Pasos del proceso

 

1. Primer aviso

Cuando el dominio esté listo para la transición, Google enviará un correo a los administradores. Además, al entrar en el panel de control aparecerá un mensaje que indica que el dominio está listo. A partir de ese momento se puede empezar la operación.

 

Antes de la transición

Conviene deshabilitar el API de Provisión para evitar conflictos durante el proceso.

Si se ve necesario conviene informar a los usuarios de lo que va a pasar. En especial de los posibles conflictos.

 

2. Se lanza de forma manual la transición.

Conviene hacerlo así mejor que esperar a que Google lo haga de forma automática sin nuestro control. Por lo que sabemos, hay tiempo más que suficiente y Google avisa, también con antelación suficiente, de cuándo se realizará la transición automática.

 

3. Se verifica el listado de conflictos.

Estos aparecen en el listado de usuarios. En este caso se puede decidir enviarles un correo adicional con información sobre el conflicto.

 

4. Habilitar y deshabilitar servicios

El administrador del sistema debe revisar qué servicios se desea ofrecer a todos los usuarios y cuales no. Mediante la opción de creación de organizaciones en el panel de usuarios se pueden habilitar servicios distintos a distintos “grupos organizativos”. Por ejemplo, el personal del colegio podría estar en un grupo organizativo, a su vez dividido en suborganizaciones funcionales y los usuarios normales en otro “grupo organizativo”. Los servicios de AdWords, Doubleclick y otros publicitarios podrían restringirse al uso por parte del grupo organizativo del colegio, habilitando para los usuarios el resto de los servicios.

 

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